КЕЙС: Внедрение Битрикс24 в компанию ООО «РМ Инжиниринг»

Кратко

Клиент: ООО «РМ Инжиниринг» — инжиниринговая компания в сфере поставок оборудования и технических решений.

Системы и стек:

• Битрикс24 (корпоративный портал + CRM) — единая точка входа задач, коммуникаций и проектов;

• настроенные бизнес-процессы и смарт-процессы в Bitrix24 для продаж, закупок, договоров, производства и проектной документации;

• автоматизированный реестр документооборота внутри компании.

Ключевые задачи внедрения Битрикс24:

• наладить коммуникацию между отделами на базе корпоративного портала;

• автоматизировать основной процесс продаж и вспомогательные процессы (КП, закупка, производство, проектная документация);

• фиксировать все документы и переписку по проектам в одной CRM-системе;

• сформировать структурированный реестр документооборота.

Что сделали:

• разработали ТЗ на внедрение Битрикс24 с моделированием процессов в нотации ARIS eEPC;

• автоматизировали цепочку Лид → Сделка → Проект и ключевые вспомогательные процессы: коммерческое предложение, договор, закупка РФ/ВЭД, проектная документация, производство;

• интегрировали в Битрикс24 каналы коммуникации с клиентами и регламентировали внутреннее взаимодействие отделов;

• создали и автоматизировали реестр документов, привязанный к сделкам и проектам.

Результат:

• единый контур процессов продаж, закупок, производства и документооборота;

• прозрачная связь между менеджерами, логистами, инженерами и руководителем проекта;

• регламентированная коммуникация и рост эффективности выполнения задач;

• структурированный документооборот без потерь и «человеческого фактора».

Клиент и исходная ситуация

В середине 2023 года к нам обратился Александр, собственник ООО «РМ Инжиниринг». Компания участвует в прямых и тендерных проектах по поставке оборудования и комплексных технических решений.

До внедрения CRM Bitrix24:

• отделы работали разрозненно, без единого корпоративного портала;

• процессы продаж, закупок, договоров, производства и проектной документации не были связаны между собой;

• документы и переписка по проектам хранились в почте, мессенджерах и отдельных папках, регулярно терялись;

• отсутствовал единый реестр документооборота и понятные статусы по проектам.

Задача — собрать всё это в один управляемый контур на базе Битрикс24.

Задачи внедрения Битрикс24

1. Коммуникация между отделами.
   Перевести взаимодействие продаж, тендерного отдела, закупок, логистики, производства и инженеров в корпоративный портал Битрикс24: чаты, группы, задачи, проекты.

2. Автоматизация основных и вспомогательных процессов.
   Не просто «поставить CRM», а описать и автоматизировать сквозной процесс продаж и ключевые вспомогательные процессы: КП, закупка (РФ/ВЭД), договор, проектная документация, производство.

3. Единая база документов и информации по проектам.
   Привязать договоры, КП, заявки, акты и проектную документацию к конкретным сделкам и проектам в CRM.

4. Фиксация коммуникации по проектам.
   Вся переписка и договорённости — внутри Битрикс24, с привязкой к лиду, сделке или проекту.

5. Реестр документооборота.
   Настроить автоматизированный реестр документов с типами, статусами и связью с проектами, чтобы управлять документооборотом как процессом, а не набором файлов.

Решение

1. Архитектура и техническое задание

• Провели интервью с ключевыми сотрудниками, описали текущие процессы продаж, тендеров, закупок, договоров и реализации проектов.

• Разработали техническое задание на внедрение Битрикс24, завязав CRM на реальные бизнес-процессы компании.

• Смоделировали цепочку «от лида до закрытия проекта» в нотации ARIS eEPC и на основе моделей сформировали дорожную карту внедрения: какие процессы автоматизируем, в каком порядке и какие роли участвуют.

2. Корпоративный портал и коммуникации

• Развернули корпоративный портал Bitrix24 как единую среду для сотрудников: задачи, проекты, рабочие группы по отделам.

• Настроили права доступа и регламенты: кто за что отвечает, какие типы задач используются, через какие чаты и группы идёт взаимодействие по проекту.

• Обучили сотрудников работе с порталом: постановка задач, работа с лидами и сделками, фиксация решений и переписки внутри CRM.

3. Автоматизация цепочки «Лид → Сделка → Проект»

Вместо вручного сопровождения каждого запроса был настроен сквозной процесс продаж в Битрикс24:

• Лид автоматически создаётся из входящих обращений, назначается ответственный и тип сделки: тендер или прямая продажа.

• Менеджеры квалифицируют лид, определяют сегмент клиента и тип продукта, после чего лид переводится в сделку.

• На основании сделки запускаются связанные процессы: КП, запрос закупки поставщикам, согласование договора, проектная документация, производство.

• Для каждой стадии настроены статусы, задачи и контроль сроков. Руководитель проекта видит, где находится заказ, и управляет нагрузкой команды.

Таким образом, продажи, тендерный блок, закупки, логистика и производство работают в единой CRM-воронке, а не каждый «в своём файле».

4. Вспомогательные смарт-процессы в Битрикс24

Чтобы основной процесс не разрастался до нечитаемых схем, критичные зоны были вынесены в отдельные смарт-процессы:

• «КП» (коммерческое предложение) — сбор входных данных, расчёт, согласование внутри компании и с заказчиком;

• «Запрос на закупку поставщикам» — выбор и добавление поставщиков, рассылка запросов, приём и согласование предложений, выбор поставщика;

• «Договор» — согласование формы договора, подписание с заказчиком, контроль статуса;

• «Закупка РФ» и «Закупка ВЭД» — пошаговое сопровождение закупки с авансом, подтверждением наличия, отправкой, таможней/растаможкой и приходом на склад;

• «Проектная документация» и «Производство» — выполнение своими силами или через подрядчика, предоплата, контроль и приёмка работ.

Во всех смарт-процессах используются единые принципы: понятные статусы, автоматические задачи ответственным и привязка к сделке/проекту.

5. Реестр документов и документооборот

• Настроили структурированный реестр документов: договоры, КП, акты, проектная документация и прочие файлы.

• Каждый документ привязывается к конкретному процессу (лид, сделка, договор, закупка, производство) и имеет свой статус: черновик, на согласовании, подписан, закрыт.

• Привязка документов к сделке/проекту стала обязательным шагом в ключевых сценариях, что убрало хаос и «потерянные файлы».

В итоге документооборот стал прозрачным: всегда понятно, где находится договор или акт, кто отвечает и на каком этапе согласование.

Результаты внедрения Битрикс24 для «РМ Инжиниринг»

1. Понятные цели и дорожная карта внедрения.
   Благодаря ТЗ и моделированию процессов в ARIS eEPC компания получила чёткое понимание, какие задачи решает внедрение Битрикс24 и какие процессы автоматизированы.

2. Единый контур бизнес-процессов.
   Основной процесс продаж и вспомогательные процессы (КП, закупка, договор, проектная документация, производство) работают в единой CRM-системе. Связи между ними дают структурированную картину: что, кем и на каком этапе выполняется.

3. Регламентированная коммуникация между отделами.
   Взаимодействие перенесено из разрозненных мессенджеров и почты в Битрикс24. Задачи и ответственность закреплены, решения фиксируются в CRM, скорость согласований выросла.

4. Структурированный документооборот.
   Автоматизированный реестр документов и привязка файлов к сделкам и процессам убрали хаос: документы не теряются, статусы прозрачны, легче проходить проверки и аудит.

Кому подойдёт такое внедрение Битрикс24

Этот кейс особенно релевантен:

• инжиниринговым и проектным компаниям;

• поставщикам промышленного оборудования и комплексных технических решений;

• организациям, где в каждом проекте участвуют несколько отделов: продажи, тендерный, закупки, логистика, производство, инженерный блок;

• компаниям со сложным документооборотом и большим количеством согласований, которым нужен единый корпоративный портал и CRM.

Что мы можем сделать для вашей компании

Если у вас:

• сложные проекты с участием нескольких отделов;

• много закупок, договоров и проектной документации;

• коммуникация и документооборот до сих пор живут в почте и мессенджерах —

мы можем:

• провести аудит текущих процессов продаж, закупок и реализации проектов;

• разработать техническое задание и архитектуру решения на базе Битрикс24;

• описать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы (лиды, сделки, КП, договоры, закупки, проектная документация, производство);

• выстроить реестр документов и регламенты коммуникации;

• обучить команду и сопровождать внедрение.

Оставьте заявку — разберём ваш случай и предложим системный сценарий внедрения Битрикс24 под вашу модель бизнеса