КЕЙС: Внедрение Битрикс24 для мебельной компании Oldimebel

Кратко

Клиент: мебельное производство Oldimebel, г. Тюмень. 

Системы и стек:

• Битрикс24 — CRM и единое пространство для заявок, задач и процессов; 

• Looker Studio (бывш. Google Data Studio) — дашборды и сквозная аналитика по продажам и рекламе; 

• Telegram-бот — интерфейс для производственного смарт-процесса и работы цеха. 

Ключевые задачи:

• оцифровать все каналы продаж и видеть реальную эффективность рекламных кампаний (сквозная аналитика); 

• автоматизировать процессы продаж и производства: от входящей заявки до отгрузки готового изделия; 

• оцифровать показатели отдела продаж и производства, чтобы собственник мог управлять бизнесом удалённо и по цифрам. 

Решение:

• разработали техническое задание на внедрение Битрикс24 с описанием процессов в нотации ARIS eEPC; 

• автоматизировали бизнес-процессы продажи и производства в Битрикс24 по блок-схеме ТЗ; 

• интегрировали все каналы привлечения трафика с CRM и оцифровали их; 

• построили отчёты по продажам в Looker Studio и связали их с Битрикс24; 

• реализовали производственный смарт-процесс через Telegram-бота. 

Результат:

• все источники трафика сведены в CRM и на дашборды — собственник видит, какие каналы реально продают; 

• выстроен чёткий и регламентированный процесс продажи: от заявки до передачи в производство; 

• структурирован и автоматизирован производственный процесс, наладилась коммуникация между отделом продаж и цехом. 

Клиент и задачи проекта

В середине 2022 года к нам обратился предприниматель Марковский Илья, собственник мебельного производства «Oldimedel» (бренд Oldimebel), г. Тюмень. 

Компания занимается производством корпусной мебели на заказ: кухни, шкафы, гардеробные и другая встроенная мебель под размеры клиента. 

На момент обращения:

• заявки приходили из разных каналов (реклама, сайт, мессенджеры, звонки), но не были связаны в единую систему;

• сильно не хватало сквозной аналитики — было сложно понять, какая реклама реально окупается; 

• процессы продаж и производства жили отдельно: менеджеры продавали, цех производил, но между ними регулярно возникали провалы в коммуникации; 

• собственник хотел иметь удалённый контроль по понятным показателям, а не разбираться каждый раз “по ощущениям” сотрудников. 

Были сформулированы задачи: 

1. Оцифровать все каналы продаж, чтобы контролировать эффективность рекламных кампаний (сквозная аналитика).

2. Автоматизировать основные процессы продажи и производства — от поступления заказа в отдел продаж до запуска в производство и от производства до отгрузки клиенту.

3. Оцифровать показатели отдела продаж и производства, чтобы контролировать эффективность сотрудников и продаж удалённо.

Решение

1. ТЗ и архитектура CRM

Чтобы не “накликать роботов по вкусу”, а собрать рабочую систему, мы начали с архитектуры:

1. Разработали техническое задание на внедрение Битрикс24, вшив CRM в реальные бизнес-процессы компании. 

2. Процессы продажи и производства описали в нотации ARIS eEPC — от первого контакта с клиентом до отгрузки и постпродажной коммуникации. 

3. Согласовали с собственником “идеальную схему”, а потом адаптировали её под реальность: роли, ответственные, точки контроля и метрики.

Эта схема стала основой для настройки CRM и дальнейшей автоматизации.

2. Автоматизация процессов продаж в Битрикс24

На базе согласованного ТЗ в Битрикс24 были реализованы:

1. Воронка продаж под мебель на заказ.

   Типовой цикл:

   • Новый лид

   • Квалификация / замер / бриф

   • Просчёт и коммерческое предложение

   • Согласование проекта

   • Предоплата

   • Передано в производство

   • Отгрузка / монтаж

   • Гарантийное сопровождение

2. Карточка сделки с нужными полями.

   В карточке фиксируются:

   • тип изделия (кухня, шкаф, гардеробная и т.п.);

   • размеры, материалы, фурнитура, важные пожелания клиента;

   • себестоимость, цена, маржа;

   • канал привлечения (источник заявки);

   • ответственный менеджер и текущий статус.

3. Регламенты и роботы.

   • автоматическая постановка задач на замер, подготовку КП, согласование;

   • контроль сроков по ключевым этапам (замер, просчёт, подготовка проекта);

   • напоминания менеджерам, чтобы не “терять” клиента в сложном цикле продажи.

3. Производственный смарт-процесс и Telegram-бот

Ключевой вызов — прозрачно связать отдел продаж и производство.

Для этого:

1. Создали производственный смарт-процесс в Bitrix24. 

   • Смарт-процесс отвечает за жизненный цикл производства конкретного заказа:
     “Принято в работу → Раскрой → Сборка → Контроль качества → Готово к отгрузке/монтажу”.

2. Реализовали интерфейс для цеха через Telegram-бота. 

   • Сотрудники производства получают задачи и статусы через удобный канал — Telegram;

   • отмечают этапы выполнения, могут оставлять комментарии (например, по доуточнению, браку или необходимости согласования изменений).

3. Синхронизация статусов с CRM.

   • Статусы производства, которые фиксируются через Telegram-бота, возвращаются в Bitrix24;

   • менеджер и собственник в любой момент видят, на каком этапе находится конкретный заказ, где “застревают” проекты и какая загрузка у цеха.

4. Интеграция каналов трафика и сквозная аналитика

Задача — не просто “загнать лиды в CRM”, а понять, какие вложения в рекламу окупаются.

Сделали следующее: 

1. Интегрировали с Битрикс24 все ключевые каналы привлечения трафика.

   • Рекламные кампании (контекст, таргет);

   • заявки с сайта / лендингов;

   • сообщения из мессенджеров, звонки и пр.

   Все лиды попадают в Битрикс24 с пометкой источника и UTM-метками.

2. Построили отчёты по продажам в Looker Studio и связали с Битрикс24. 

   • На дашбордах собственник видит путь клиента: “реклама → заявка → сделка → производство → выручка”;

   • расходы на рекламу сопоставляются с реальной выручкой и маржой по сделкам.

3. Получили настоящую сквозную аналитику.

   Теперь можно отвечать на вопросы:

   • какие кампании приводят дорогие, но качественные заказы;

   • где льётся трафик, который не доходит до предоплаты;

   • как меняется конверсия и чек по каналам.

5. Отчётность и управленческие показатели

Цель — дать собственнику управляемые цифры, а не “ощущения”.

На базе Bitrix24 и Looker Studio реализованы: 

• отчёты по воронке продаж (конверсии, средний чек, длительность цикла);

• отчёты по отделу продаж (планы/факт, воронка по менеджерам, количество активных сделок, выручка);

• отчёты по производству (кол-во заказов в работе, загрузка по этапам, сроки прохождения стадий).

Это позволило:

• видеть реальную эффективность менеджеров и цеха;

• находить узкие места в процессе — где “завязают” заказы;

• принимать решения по рекламе, персоналу и производственным мощностям на основе данных.

6. Обучение и сопровождение

После настройки системы:

• провели обучение для отдела продаж и руководителя, как работать в новой CRM-архитектуре;

• обучили сотрудников производства работе через Telegram-бота и смарт-процесс; 

• в период после запуска сопровождали команду, дорабатывали отчёты и сценарии по обратной связи.

Как теперь работает процесс (сценарий “от лида до отгрузки”)

1. Клиент оставляет заявку.
   Заявка приходит из рекламы, сайта или мессенджера. Лид автоматически создаётся в Bitrix24 с привязкой к источнику/UTM. 

2. Менеджер квалифицирует запрос.
   Менеджер связывается с клиентом, уточняет задачи, бюджет, сроки, договаривается о замере и/или готовит первичный просчёт.

3. Подготовка проекта и КП.

   • В CRM фиксируются все параметры изделия;

   • менеджер готовит коммерческое предложение и отправляет клиенту;

   • система контролирует сроки на этапе согласования.

4. Предоплата и запуск в производство.
   После согласования проекта и условий клиент вносит предоплату, а сделка переходит в статус “Передано в производство”.

5. Запуск смарт-процесса и работа цеха.

   • По сделке автоматически создаётся запись в производственном смарт-процессе; 

   • сотрудники производства получают задачи через Telegram-бота;

   • по мере выполнения этапов меняют статусы, оставляют комментарии.

6. Контроль готовности и отгрузка.
   Когда заказ проходит контроль качества и готов к отгрузке/монтажу, статус обновляется, менеджер уведомляет клиента, согласуются финальные шаги.

7. Закрытие сделки и аналитика.
   После отгрузки и оплаты заказ закрывается в CRM, данные попадают в отчёты Looker Studio: канал привлечения, чек, маржа, сроки прохождения всех этапов.

Результат для собственника и команды

Суммируя, в проекте Oldimebel клиент получил: 

1. Все источники трафика — в одном контуре.
   Реклама, сайт, мессенджеры и другие каналы свели в Bitrix24 и вывели в отчёты Looker Studio. Теперь видно, какие кампании и каналы реально приносят деньги, а не только клики.

2. Регламентированный процесс продаж.
   От входящей заявки до передачи в производство — всё проходит по понятным стадиям, с задачами и ответственными. Ушли “забытые” клиенты и хаос в работе менеджеров.

3. Прозрачный производственный процесс.
   Производство работает по смарт-процессу, статусы видны в CRM. Понятно, в какой точке находится каждый заказ, где узкие места, какая загрузка у цеха.

4. Коммуникация продаж и производства — в цифрах.
   Отдел продаж и цех больше не живут “каждый в своём мире” — заказы и статусы связаны в одной системе.

5. Управление по данным, а не по ощущениям.
   Собственник смотрит на дашборды и CRM-отчёты, а не выслушивает противоречивые версии по телефону. Есть база для масштабирования, найма, оптимизации рекламы и расширения производства.

Кому полезен этот кейс

Этот сценарий особенно полезен: 

• мебельным производствам и цехам на заказ (кухни, шкафы, гардеробные, комплексная меблировка);

• небольшим и средним производствам с длинным циклом “продажа → изготовление → отгрузка”;

• компаниям, где продажи и производство постоянно конфликтуют из-за хаоса в коммуникации;

• собственникам, которые хотят управлять бизнесом по цифрам, а не по настроению сотрудников.

Что мы можем сделать для вашего производства

Если у вас:

• мебельное или другое производство на заказ;

• несколько каналов привлечения трафика (реклама, сайт, соцсети, мессенджеры);

• есть ощущение хаоса между отделом продаж и цехом;

мы можем:

• провести аудит текущих процессов продаж и производства;

• разработать архитектуру CRM-решения и техническое задание под ваш бизнес;

• внедрить Битрикс24, настроить интеграции с рекламой и сквозной аналитикой (Looker Studio);

• описать и автоматизировать производственный процесс (вплоть до Telegram-бота для цеха);

• обучить команду и сопровождать систему после запуска.

Оставьте заявку на консультацию — разберём ваш процесс “продажа → производство → отгрузка” и предложим конкретный сценарий автоматизации под ваш бизнес