Ранее я писал, что можно спасти бизнес, если перевести сотрудников на удаленку. По горячим следам хочу рассказать о том, как правильно настроить работу в цифровом пространстве для всех отделов компании. Самая большая проблема компаний, сотрудники которых работают вне офиса - это отсутствие налаженной коммуникации и контроль за выполнением поставленных задач. При этом важно помнить и о безопасности, и о сохранении корпоративной культуры. Что все это значит - далее в статье.
Что нужно учесть при коммуникации в едином цифровом пространстве
Если вы только планируете переход на удаленную работу, ниже я приведу список вопросов, которые нужно закрыть в первую очередь. А если вы уже работаете дистанционно - пробегитесь по ним тоже - возможно окажется, что вы чего-то не учли. Итак, вопрос номер 1 - это техника. Каждого сотрудника вы должны обеспечить минимально необходимым набором рабочих инструментов - это ноутбук и гарнитур (микрофон и наушники). Также важно позаботиться о качестве интернет-соединения. Если этого не сделать - это все равно, что собираться уехать в путешествие на машине без колес. Ноутбуки вы можете купить и отдать в пользование сотрудникам или же выплачивать им ежемесячную компенсацию, если для работы они используют свои личные лэптопы. Едем дальше. Как организовать сам рабочий процесс? Что важно учесть, чтобы работа выполнялась, а сроки не срывались? И если первое, о чем вы подумали - это об организации непрерывного общения между сотрудниками - то вы подумали верно. Отсюда вопрос номер 2 - это коммуникация. Что вам будет нужно:
1. Чат. Он должен быть корпоративным в единогласно выбранном мессенджере. Для этого можно провести опрос среди сотрудников, а можно самому выбрать и об этом объявить. В него должны быть занесены все сотрудники компании и желательно, чтоб это делали не они сами, а представитель отдела кадров, например. Зачем? Потому что чат дополнительно может использоваться в качестве онлайн-справочника сотрудников с фотографиями, указанием имени, фамилии и актуальных контактов.Чат используется для решения текущих задач и простых вопросов и он не требует мгновенных ответов (поскольку последние могут быть врагами продуктивной работы). Есть такое негласное правило: если собралось более 50 сообщений по одному вопросу - назначайте колл.
2. Видеозвонки. Для решения сложных задач, а также для ежедневных отчетов и планирования. Многие руководители удаленных отделов заметили рост продуктивности своей команды именно после того, как внедрили ежедневные утренние созвоны.Хорошо фиксировать все решения, принятые во время видеозвонка, в письменном виде. С этой функцией на ура справится внутренний блог компании, в котором можно размещать результаты встреч в виде презентаций, например. Так те, кто пропустил созвон, не пропустят заключенных на нем договоренностей, и поможет не забыть о них тем, кто присутствовал.
3. Календарь. Очень важный инструмент. Он напоминает о важных событиях и дедлайнах, а также помогает согласовывать расписание встреч (видеоконференций) с учетом рабочего графика всех его участников.Еще один момент по настройке работы в едином цифровом пространстве - разница в часовых поясах. Ведь у вас теперь могут трудится сотрудники из разных стран (или уже трудятся?). О том, кто откуда работает должен знать каждый член команды - это в значительной степени упростит составление расписания и поможет упорядочить задачи.
4. Облако. Здесь действует одно-единственное правило: ни один рабочий файл не должен храниться на личном ноутбуке у сотрудника, но должен быть доступен для каждого.5. Сервисы для управления задачами и проектами. Во-первых скажу, что должно быть установлено рабочее время для всех сотрудников. Если они работают из дома - это не значит, что они работают когда хотят. Это значит, что в определенные часы (минимум 6 часов в сутки) они должны быть доступны. И это время для решения задач и работы над проектами.
Коммуникация в едином цифровом пространстве А вот теперь мы подошли к главному. Вопрос номер 3 - это информационная безопасность. Здесь вам нужно подумать о том, как защитить себя и интересы компании. Например, чтобы увольняясь, сотрудник не унес с собой важные документы и не слил внутреннюю переписку конкурентам. А также о том, чтобы стратегически важные данные не оказались случайно сохраненными на сервере за пределами страны. В самом конце статьи в качестве бонуса я поделюсь с вами лайфхаками, которые помогут снизить уровень вашего стресса при переходе в онлайн.
Почему для работы в цифровом пространстве лучше использовать CRM-систему
А пока вопрос. А как бы вы отнеслись к возможности объединить все перечисленные инструменты в одном программном решении? Круто? Я тоже так думаю. И что самое интересное - такое решение уже есть. И это CRM. Кроме того, что я уже назвал, есть возможность:
- ведения внутрикорпоративной социальной сети с реакциями типа лайков на идеи и предложения по проектам;
- создания внутренних закрытых групп с ограниченным числом участников;
- писать публичные благодарности сотрудникам (что, кстати, очень их мотивирует работать еще усерднее);
- создавать актуальные версии документов (шаблонов/бланков);
- искать информацию в чатах или договорах;
- отправлять письма с пометкой, которые можно закрыть только тогда, когда они будут прочитаны;
- отслеживать количество отработанного времени каждого сотрудника;
- создавать ежедневные/недельные/месячные отчеты о проделанной работе;
- создавать типовые бизнес-процессы и прописывать очередность действий - так что каждый будет знать что и после кого он должен делать;
- создавать организационную структуру - чтоб каждый знал своих “соседей” по отделу и свое место в компании.
Такая система учета сильно упрощает коммуникацию, помогает сохранить командный дух и создать корпоративную культуру даже в виртуальном офисе. А самое главное - это безопасность - никто не унесет с собой ни одного документа и ни одной переписки. Вот мы и разобрали инструменты, которые вам помогут организовать работу на удаленке и то, что эти инструменты соберет в одном доступном месте.
Лайфхаки по настройке коммуникаций для компаний
А теперь обещанные лайфхаки. Ловите. Лайфхак 1: Как найти узкие места в организации коммуникации между сотрудниками/отделами (подходит для тех, кто еще не перешел из офиса на удаленку)? Проведите такой эксперимент: прогоните один рабочий день за пару часов. Как это сделать? Отключите всех сотрудников от сети и попросите продолжить работу. При этом они могут пользоваться мобильными телефонами. Именно сейчас вам станет понятно что и где проседает. Лайфхак 2: Как обеспечить дисциплину на удаленном рабочем месте? Пропишите инструкцию или создайте инфографику о том, как вести себя дома в рабочие часы. Сотрудник должен поговорить с родными и объяснить им, что если он дома - это не значит, что он выходной. Это важно, чтоб его не отвлекали. Иначе пользы будет мало.
Ах да, и будьте готовы к тому, что переход на удаленный режим повлечет за собой увеличение бюджета компании на 10-20%.
С вами был я, Максим Трофимов, и я всегда рад вам помочь!