Организация системы контроля по выполнению заданий и поручений

Пока бизнесы только готовятся к переходу на удаленную работу и составляют план как это сделать, сотрудники уже давно готовы. Они ежедневно пользуются инструментами для удаленной работы, но только в личных целях. Судите сами – мессенджеры, чаты, облачные хранилища, видеозвонки – стали неотъемлемой частью реальности и они всегда под рукой. Каждый активный интернет-пользователь имеет около 9 аккаунтов в разных социальных сетях, и он всегда на связи, 24/7. Мир еще никогда не был таким доступным. Осталось решить вопрос с организацией системы контроля поручений для персонала, который будет работать удаленно

Основная идея, которая приходит мне в голову как бизнесмену – заставить этот факт работать на мой бизнес. Я хочу использовать эти инструменты для решения рабочих задач и я не хочу, например, платить за аренду офиса. Лучше я эти деньги потрачу на покупку такой CRM, которая станет внутренней социальной сетью для моих сотрудников. Возможно ли это? Конечно, такие решения уже есть. И они работают.

Система контроля исполнения поручений

Организация системы контроля в управлении персоналом

Да, можно организовать работу вне офиса и с помощью тех сервисов, которые уже всем доступны и которыми все пользуются. Однако в управлении командой на удаленке есть свои нюансы и на практике часто можно обнаружить такие узкие места:

• в чатах и почтах можно запросто потерять обсуждение или какой-то прикрепленный файл (и потратить полдня, чтобы его найти);
• сложно отслеживать нагрузку на одного сотрудника, да и вообще контролировать, тем ли он занимается на самом деле;
• нет четкой обратной связи от руководителя, а это, в свою очередь, снижает исполнительную дисциплину сотрудника и отодвигает сроки выполнения поставленных задач;
• сложно понять, что уже сделано, а что еще нет и правильно ли была сотрудником понята задача.

В попытках оценки контроля исполнения поручений  своих подчиненных и хоть как-то уследить за рабочим процессом, руководитель может прибегнуть к чрезмерному контролю – так называемому микроменеджменту. А это вообще лютый и опасный зверь, который приближает продуктивность команды к нулю. Никто не любит сверхконтроль – он мешает профессиональному росту. 

У кого были похожие сложности? Напишите мне на почту как вы с ними справились. А я пока расскажу как с ними справляется CRM.

Организация системы контроля за персоналом и выполнения заданий

В компаниях, которые уже работают удаленно, есть такое правило: если задача не зафиксирована – ее нет. Так вот CRM-системы позволяют фиксировать все задачи. А это значит, что:

• они ставятся быстро – в один клик, и отображаются в хронологическом порядке;
• задачу можно разделить на подзадачи и чек-листы – так легче отслеживать ее выполнение;
• руководитель видит, что кому он поручил и может рассчитать нагрузку на каждого сотрудника;
• есть возможность комментировать выполнение задач, то есть сотрудник вовремя получает фидбек и остается вовлеченным и мотивированным; 
• ничего не теряется – все документы и обсуждения крепятся к задаче;
• риск просрочить задачу сводится к минимуму, так как в сервисе можно выставить крайние сроки и напоминания, а дедлайны, как мы помним, всегда повышают ответственность сотрудников.

То, что я перечислил – это самая маленькая часть возможностей, которые открывает CRM перед бизнесом в плане коммуникации и контроля.

CRM система контроля выполнения заданий персоналом

Отдельно хотелось бы сказать об отчетности. Без нее никуда. И чтобы сотрудникам было легче вести ее регулярно, есть такой инструмент как “рабочий отчет”. В нем сотрудник фиксирует, чем он занимался всю неделю. Опять таки, он заносит в него задачи из ранее поставленных, над которыми работал всю неделю, например (или месяц, или полгода), встречи, на которых был и чего добился на них. Форму вы можете регламентировать, а можете дать волю фантазии своим сотрудникам и пусть каждый напишет эссе. И не забудет упомянуть о планах на следующий отчетный период. Так вы всегда будете знать сколько времени потрачено на выполнение той или иной задачи. 

А еще вам, как руководителю, доступна функция автоматического построения KPI сотрудника по каждой задаче, но об этом в следующий раз.

С вами был я, Максим Трофимов, и я всегда рад вам помочь!