История:
ООО "Эверест" - everestrnd.ru "ЭВЕРЕСТ" - динамично развивающаяся компания в сфере поставок мясной продукции и мяса на внутренний рынок Российской Федерации, а также активно работающая по направлению ВЭД; на протяжении последних 4 лет занимает лидирующие позиции по поставкам мясопродуктов на рынок Донбасса. ООО "ЭВЕРЕСТ" так же одна из немногих компаний на Юге России аккредитованная на поставки мясной продукции в Грузию.
Пришли с задачами:
- Сделать прозрачным отдел продаж. Фиксировать количество сделок.
- Всю коммуникацию из разных источников, свести в единое пространство CRM.
- Оцифровать все основные показатели отдела продаж для контроля эффективности сотрудников.
- Автоматизировать рутинные процессы в отделе продаж и в компании в целом.
Что сделали:
Был развернут портал на сервере. Создано 2 направления сделок «Продажи» и «Новый договор». Написан скрип, который каждый понедельник в 9:20 ставит задачи на ответственных за компаниями в Битрикс24. К задачам прикреплены компании, менеджер, выполняя задачу переходит в прикрепленную компанию и если клиент готов сделать заказ, то нажимает на приложение «создать сделку». Если компания не проходи по лимитам в 1С и скрытое поле от менеджеров «отгрузка» - запрещена, то появится сообщение о запрете отгрузки. А если отгрузка - разрешена, то автоматически создается сделка со связанной компанией, в направлении «Продажи». Менеджер по продажам добавляет товары в сделку, после чего меняет стадию сделки на «Заказ сформирован» и создается заказ в 1С. После изменения даты поставки в 1С, автоматически меняется стадия сделки на «Дата поставки согласована» в Битрикс24. После чего менеджер по продажам создает счет и спецификацию в 1С, которые отправляются ссылками в поля карточки сделки в Битрикс24 для отправки по email клиенту. По завершению задачи меняется стадия сделки на «Спецификация отправлена клиенту». После чего логист вносит заказ в график отгрузок и подбирает транспорт для доставки. Бухгалтер распечатывает накладную и передает кладовщику. Кладовщик собирает заказ, а бухгалтер делает необходимые корректировки к заказу. И в завершении процесса, менеджер по продажам закрывает заявку в 1С. Закрытие заявки является триггером для автоматической смены стадии сделки на «Сделка успешно закрыта».
В направлении «Новый договор» создается сделка и компания с реквизитами. Менеджер по продажам ведет переговоры по условиям и подготавливает договор. В стадии сделки «КП отправлено» менеджер по продажам запускает бизнес-процесс внутреннего согласования договора, в котором менеджер в задании вкладывает комплект документов, условия сотрудничества и форму договора. По завершению задание ставится задание бухгалтеру, проверить договор на должную осмотрительность. Если есть разногласия, Бухгалтер указывает в задании Битрикс24 комментарий к несогласованию и вносит протокол разногласия в то же задание Битрикс24. Затем ставится задание на изменение договора менеджеру по продажам. Измененный договор менеджер вносит в задание. После чего Генеральному директору ставится задание в Битрикс24, согласовать или не согласовать заключение договора.
Если договор согласован, то меняется стадия сделки на «Договор согласован». Если есть разногласия, то Генеральный директор указывает причину несогласования в комментарии и закрывает задачу. Затем ставится задание на изменение договора менеджеру по продажам. Измененный договор менеджер вносит в задание и при положительном результате согласования автоматически меняется стадия сделки на «Договор подписан». Бухгалтер вносит договор в 1С, а менеджеру по продажам ставится задача, отправить подписанный договор клиенту и проконтролировать возвращение договора, а после внести в сделку информацию по договору (компания, номер и дата договора и наличие оригинала или копия). После вышеописанных действий менеджер по продажам меняет стадию сделки на «Оригинал договора получен». После чего автоматически создается элемент списка реестра договора в Битрикс24 (был создан список договоров) и меняется стация на «Сделка успешно закрыта». Список включает файлы договоров, id сделок, № договора, ответственный менеджер, id компании клиента, тип договора, кто согласовал, комментарий к согласованию.
Результаты:
- Теперь вся информация по сделкам как на ладони, а главное руководители больше не бояться увольнения или отпусков сотрудников.
- Общение с клиентами и сотрудниками внутри компании стало полным и эффективным.
- Теперь не один менеджер по продажам не может забыть о клиенте, а если и забудет, то об это совершенно точно будет знать его руководитель.
- Рутинное и не эффективное согласование вручную новых клиентских договоров, теперь в прошлом. Согласующие теперь видят каждый этап согласования и система не допускают его бросить, а вся информация ложится в удобный список, для дальнейшего анализа и учета.
В итоге мы решили все задачи поставленные в начале проекта!