История:
ООО "Метрон" - ltdmetron.com Компания ООО "Метрон" продает весы промышленные, автомобильные и железнодорожные по Югу и России. Выполняет монтаж - установку, модернизацию авто и жд весов, обслуживает весовое оборудование.
Пришли с задачами:
- Сделать прозрачным отдел продаж. Фиксировать количество объектов, лидов и сделок.
- Всю коммуникацию из разных источников, свести в единое пространство CRM.
- Добиться эффективной работы с клиентской базой через CRM.
- Создать удобный контроль документооборота.
- Регламентировать действия в CRM, перед закрытием сделки.
Что сделали:
Была написана интеграция с сайтом ltdmetron.com. Интеграция предусматривает контроль дублей и передачу utm-меток в Битрикс24. Настроены стадии в воронке лида, направления и стадии в сделках. Настроена интеграция с IP-телефонией по сценарию, при звонке на каждый из приобретенных 3-х номеров создается Лид с закрепленным за ним ответственным и источником, согласно распределённым номерам. Подключена почта smpt и почты imap.
В CRM создается Лида в статусе «Заявка поступила». Ставится задача менеджеру, взять лид в работу, связаться с клиентом по IP-телефонии интегрированной с Битрикс24 и выявить потребность.
Если клиент звонит сам и звонок принят менеджером, то задача «взять лид в работу» не ставится.
Затем ведется общение и выявление потребности клиента. Менеджер по продажам узнает Имя, email, телефон, город контакта, название организации, вид интересующих услуг, длина и грузоподъемность весов, фундамент, доставка, дата следующего звонка, комментарий к заявке и указывает их в карточке лида. После чего квалифицирует или не квалифицирует клиента.
Если менеджер не дозвонился до клиента, то менеджер ставит задачу на следующий звонок и указывает в CRM дату следующего звонка.
Если клиент действительно заинтересован в покупке, то менеджер переводит лид на следующий этап «Лид квалифицирован».
Перед переходом в этот этап менеджеру необходимо заполнить обязательные поля:
Имя, email, телефон, город контакта, название организации, вид интересующих услуг, комментарий к заявке.
По ранее внесенным данным, автоматически создается контакт.
Ставится задача менеджеру:
- Сгенерировать КП и отправить по email клиенту с последующей презентацией. По завершению задачи менеджер меняет статус лида на «Клиент с КП ознакомлен».
Разработка КП осуществлялась через бизнес-процессы и списки Битрикс24.
Работа бизнес-процесса калькуляции КП производится в карточке лида.
Процесс: Сотрудник заполняет обязательные поля в разделе карточки лида, на изменение поля запускается процесс калькуляции, в нужном поле появляется итоговое значение. После производится генерация pdf документа КП.
Панель администрирования для изменения параметров калькуляции реализована в списках Битрикс24.
На стадии «Клиент с КП ознакомлен» менеджеру по продажам ставится задача взять обратную связь по отправленному КП. Крайний срок 24 часа. По окончанию данного срока, приходит задача, Контроль РОПу.
Если клиента устраивает предложение и он готов купить, то менеджер по продажам запрашивает реквизиты компании заказчика и конвертирует лид в сделку, указывая вид договора в CRM. Если не устроило, то бракует и закрывает Лид.
На стадии «Качественный Лид» Лид сконвертирован в Сделку. В зависимости от услуги и формы договора создается сделка в соответствующем направлении.
Направления сделок: «Процесс производства и монтажа весов по договору», «Процесс производства и монтажа весов по тендеру», «Процесс поставки программно-аппаратного комплекса», «Процесс модернизации», «Процесс розничной продажи», «Процесс технического обслуживания и ремонта».
Одно из направлений «Процесс производства и монтажа весов по договору» в статусе «Сделка создана», ставится задача менеджеру по продажам «Запросить реквизиты» На стадии «Реквизиты получены», ставится задача менеджеру по продажам, внести реквизиты компании в карточку компании Битрикс24, сгенерировать договор в Битрикс24 и отправить на согласование клиенту по Email. Были созданы шаблоны договор и счет.
После чего менеджер должен взять обратную связь по договору, крайний срок 1 рабочий день и внести информацию по оплате (предоплата и % или постоплата). Если клиент подписал договор, то менеджер по продажам меняет стадию сделки на «Договор подписан» Если у клиента есть разногласия к договору, то менеджер по продажам согласует изменения с генеральным директором и отправляет договор снова на подписание клиенту. На стадии «Договор подписан», ставится задача менеджеру по продажам выставить счет и отправить по Email клиенту. Менеджер по продажам меняет стадию сделки на «Счет отправлен». На стадии «Счет отправлен», ставится задача Зав. производством, промониторить цены на расходные материалы и заказать их. После чего ставится задача Бухгалтеру принять и оприходовать. Если по сделке необходима предоплата, то ставится задача менеджеру по продажам, проконтролировать оплату по счету, крайний срок 5 дней. Затем менеджер меняет стадию сделки на «Производство запущено». На стадии «Производство запущено», Зав. производством передает всю имеющуюся информацию по заказу на производство. Производство производит весы. Зав. производством меняет стадию сделки в Битрикс24 на «Весы произведены».
На стадии «Весы произведены», ставится задача Зав. производством узнать, где будет проходить поверка весов. - Если в цеху, то Отдел монтажа и сервиса производит монтирует весы в цеху и производит их поверку. После поверки отдел монтажа и сервиса демонтирует весы. Зав. производством вносит данные по поверке в Битрикс24 (объект, сведения о поверках, дату поверки, № свидетельства. После чего Зав. производством подбирает ТК и отправляет весы на доставку на объект заказчику. По прибытию весов на объект, если фундамент строим своими силами, то Отдел монтажа и сервиса строит фундамент и монтирует весы у заказчика. Зав. Производством меняет стадию сделки на «Весы поверенные и смонтированы» и автоматически в Битрикс24 создается элемент списка поверок. - Если поверка на объекте заказчика, то Зав. производством подбирает ТК и отправляет весы в доставку на объект заказчику. По прибытию весов на объект Отдел монтажа и сервиса строит фундамент (если строим мы), монтирует весы и производит поверку их. Зав. производством вносит данные по поверке в Битрикс24 (объект, сведения о поверках, дату поверки, № свидетельства). Зав. Производством меняет стадию сделки на «Весы поверенные и смонтированы» и автоматически в Битрикс24 создается элемент списка поверок. Был создан список поверок, поля элемента списка:
Объект Сведения о поверке Дата поверки № свидетельства Сделка Название компании заказчика
На стадии «Весы поверенные и смонтированы» автоматически создается элемент списка «Поверки весов» на этапе сделки «Весы поверенные и смонтированы». Так же менеджер по продажам контролирует оплату по счету, а бухгалтер проводит платеж в 1С. Параллельно Зав. производством подписывает пакет документов с клиентом и затем сдает документы в бухгалтерию ответственному бухгалтеру. После чего бухгалтер отмечает их в 1С и менеджер по продажам закрывает сделку в Битрикс24, меняя стадию сделки на «Сделка успешно закрыта».
Результаты:
- Теперь вся аналитика по сделкам и клиентам как на ладони, а главное руководители всегда имеют актуальные данные по отделу продаж.
- Общение с клиентами и сотрудниками внутри компании стало полным и эффективным.
- Теперь клиентская база накапливается и сегментируется в CRM.
- Теперь все необходимые документы генерируются из шаблонов и сохраняются в реестрах.
- Все действия по процессам автоматизированы и на них больше не влияет человеческий фактор.
В итоге мы решили все задачи поставленные в начале проекта!